Làm việc quần quật vẫn không hết việc, hãy tham khảo lời khuyên của chuyên gia

0 Thanh Niên Online
Thuật ngữ “công việc thật” và “công việc ảo” đến từ chuyên gia quản lý thời gian Laura Vanderkam.
Sắp xếp thời gian biểu hợp lý để công việc đạt hiệu quả cao /// ẢNH: BUSINESSINSIDER Sắp xếp thời gian biểu hợp lý để công việc đạt hiệu quả cao - ẢNH: BUSINESSINSIDER
Sắp xếp thời gian biểu hợp lý để công việc đạt hiệu quả cao
ẢNH: BUSINESSINSIDER
“Công việc thực” để mô tả các dự án lớn có thể giúp bạn đạt được mục tiêu. Còn “công việc ảo” là thuật ngữ dành cho các công việc như viết email, sắp xếp các cuộc điện thoại và lên kế hoạch việc cần làm. “Công việc ảo” là công việc mà bất kỳ chuyên gia nào cũng phải làm để duy trì “công việc thật”, nhưng hiếm khi tạo ra kết quả trực tiếp.
Laura Vanderkam cho biết: “Có một thời gian, tôi thực sự rất thất vọng về công việc. Mỗi ngày tôi rời khỏi văn phòng với cảm giác như vậy, mặc dù tôi đã làm việc cật lực với chiếc máy tính suốt 8 tiếng đồng hồ, nhưng như vậy vẫn không đủ để hoàn thành công việc. Có những ngày tôi đã mất hàng tiếng đồng hồ để đọc hết các mẫu tin từ các chuyên gia, các nguồn tin đáng tin cậy và các đồng nghiệp. Điều đó có nghĩa là tôi đã không thực sự viết được bất kỳ thứ gì. Và đó thật sự là một sự thất bại.
Cũng có những ngày, tôi đã dành những giờ đó để viết và báo cáo mà không đụng đến hộp thư của mình. Điều này có nghĩa tôi đã làm những chuyên gia, nguồn tin và đồng nghiệp bực mình khi họ chẳng thể liên lạc với tôi và họ sẽ bắt đầu tự hỏi tôi đã biến mất ở đâu. Đó là một sự thất bại khác.
Có nhiều ngày khi tôi cố gắng cân bằng giữa việc trả lời email và viết bài, và kết thúc bằng cách quá sức tầm thường cho cả hai thứ, cả hai đều không hoàn hảo. Và đó là một thất bại thật sự to lớn.
Vào một thời điểm nào đó, tôi nhận ra cuộc chiến kéo dài liên tục này là cuộc xung đột cổ điển giữa cái gọi là "công việc thực" và "công việc ảo".
Sau thời gian đó, chuyên gia quản lý thời gian Laura Vanderkam đã tìm được cách giải quyết hiệu quả: “Bây giờ tôi làm “công việc ảo” vào chủ nhật và “công việc thực” từ thứ hai đến thứ sáu. Vanderkam cũng ủng hộ làm việc vào cuối tuần nếu điều đó giúp bạn dành thời gian cho các ưu tiên khác trong suốt tuần làm việc.
Laura Vanderkam không phải là một người tham công tiếc việc và cô cũng không tới văn phòng sớm. Có ba loại “công việc ảo” mà chuyên gia quản lý thời gian Laura Vanderkam chuyển sang chủ nhật.
1. Trả lời email
Thường xuyên quét hộp thư đến và nếu có điều gì đó khẩn cấp thì sẽ trả lời ngay. Trong tuần nếu nhận được mail không quan trọng và không cần phải trả lời ngay thì hãy để đến cuối tuần giải quyết.
Một vài lưu ý: Laura Vanderkam thường sử dụng một plugin Gmail gọi là Boomerang để lập lịch email chỉ được gửi đi vào sáng thứ hai. “Tôi không muốn làm hỏng ngày cuối tuần của người khác. Ngoài ra, tôi trả lời tin nhắn trong tuần. Vì vậy, nếu biên tập viên của tôi hoặc một đồng nghiệp khác cần liên lạc với tôi, tôi sẽ không để người đó đợi cả ngày”, Laura Vanderkam cho biết.
2. Động não
Laura Vanderkam nói thêm: “Nếu tôi đưa ra một ý tưởng tuyệt vời trong suốt tuần làm việc, và muốn suy nghĩ sâu hơn về nó, tôi sẽ đưa nó vào danh sách và để dành nó cho chủ nhật. Tương tự như vậy khi sếp của tôi có một ý tưởng và yêu cầu tôi thực hiện - trừ khi cô ấy nói rằng đó là việc cấp bách. Thì tôi cũng thực hiện nó vào ngày cuối tuần, khi đã xa rồi bốn bức tường tôi sẽ có nhiều không gian để sáng tạo và làm tốt hơn”.
3. Lập danh sách
Có hai danh sách chính mà Laura Vanderkam phải làm mỗi ngày chủ nhật: “Các bài viết tôi dự định viết trong tuần này và những điều cần thảo luận với người biên tập của mình”. Công việc này rất quan trọng, nhưng không tốn nhiều năng lượng tinh thần vì vậy Laura Vanderkam cảm thấy lãng phí thời gian để làm việc đó vào buổi sáng thứ hai.
Sau cùng, Laura Vanderkam chia sẻ: “Tôi không phải là một chuyên gia, nhưng nếu tôi có thể cung cấp cho tất cả mọi người một lời khuyên về năng suất, đó là trả lời những câu hỏi như: Thời điểm và nơi bạn làm việc tốt nhất? Môi trường nào giúp bạn có thể suy nghĩ sáng tạo một cách hiệu quả? Sau đó lập kế hoạch cho phù hợp tuần của bạn”.

Bình luận

Gửi bình luận
Ý kiến của bạn sẽ được biên tập trước khi đăng. Xin vui lòng gõ tiếng Việt có dấu
  • Tối thiểu 10 chữ
  • Tiếng Việt có dấu
  • Không chứa liên kết

VIDEO ĐANG XEM NHIỀU

Đọc thêm