Vì sao hợp đồng điện tử có thể giảm 90% thời gian ký kết

Hơn 5 năm kinh nghiệm làm hành chính văn phòng tại một công ty kinh doanh thiết bị và sự kiện tại Hà Nội, Thanh Tâm (28 tuổi) đến nay vẫn không khỏi thấp thỏm mỗi khi được giao hoàn thiện giấy tờ hợp đồng và gửi cho đối tác ký.

Là mắt xích cuối cùng để một hợp đồng được ký thành công, công việc luôn yêu cầu cô phải nhanh, chuẩn xác và an toàn. Tuy nhiên Tâm thừa nhận những yếu tố này không phải lúc nào cũng đảm bảo.

Mỗi ngày có hàng chục hợp đồng, cũng là hàng chục lần cô phải hoàn thiện bản thảo, in ra cho sếp duyệt, ký và tập hợp lại chờ đơn vị chuyển phát đến nhận vào cuối ngày.

Sau đó, cô sẽ phải theo dõi hành trình của từng đơn hàng để biết khi nào chúng đến tay người nhận, sau đó lại chờ đợi họ ký và gửi lại. Chưa kể chi phí đắt đỏ mỗi lần in ấn và chuyển phát, hợp đồng dù ở trong nội thành cũng mất trung bình 2-3 ngày mới xong xuôi. Với khách nước ngoài thì mất hàng tuần.

Hơn 5 năm làm việc với hàng nghìn hợp đồng đã được gửi đi, nhiều trong số đó yêu cầu thời gian gấp trong vài tiếng, nhưng cô thừa nhận không thể kiểm soát được. "Sau khi đã gửi cho đơn vị vận chuyển thì nhanh hay chậm chỉ còn biết phụ thuộc và họ. Chuyện thất lạc, trễ hẹn không hiếm", Tâm kể. Có lần, vì hợp đồng đến muộn mà công ty cô đã mất đơn hàng cả trăm triệu đồng.

Bài toán chỉ được giải quyết khi công ty của Tâm và một số đối tác chuyển sang loại hình hợp đồng điện tử. "Thay vì phải chờ đợi thấp thỏm, tôi chỉ cần gửi một email, đôi khi cần thêm một cuộc gọi nhắc đối tác ký là hợp đồng đã xong xuôi, chỉ sau vài phút dù khách hàng ở bất cứ đâu. Thời gian đã giảm 90-95% so với trước và cũng chẳng lo thất lạc", Tâm hào hứng kể về trải nghiệm mới với hợp đồng điện tử, vừa được công ty cô triển khai chính thức từ tháng 11.2023.

Công ty của Tâm là một trong những ví dụ điển hình về việc ứng dụng hợp đồng điện tử trong hoạt động. Đây là dạng hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Theo Luật giao dịch điện tử 2005, các giao kết hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý như thông báo bằng hợp đồng truyền thống.

Tuy đã xuất hiện từ lâu, hợp đồng điện tử mới rộ lên trong ít năm gần đây, sau khi Việt Nam có sự phát triển mạnh mẽ về chuyển đổi số, cùng sự tham gia của các đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ hợp đồng điện tử. Theo Sách trắng Thương mại điện tử của Bộ Công thương, số lượng doanh nghiệp có sử dụng hợp đồng điện tử năm 2021 là 33%, đã tăng lên 42% vào năm 2022.

Theo đại diện Viettel Telecom, một trong những nhà cung cấp dịch vụ hợp đồng điện tử (vContract), điểm mạnh của hợp đồng điện tử là giúp tiết kiệm thời gian, khi đã phá bỏ được giới hạn địa lý trong việc ký kết hợp đồng. Điều này giúp các bên có thể ký hợp đồng từ bất kỳ đâu mà không cần phải gặp mặt hoặc chờ đợi giấy tờ được chuyển qua các phòng ban trong tổ chức, hoặc các bên thứ ba như đơn vị vận chuyển.

Theo tính toán của hãng này, một hợp đồng điện tử thường có thể hoàn thành trong vài phút, tiết kiệm thời gian ít nhất 90% so với phương thức truyền thống.

"Thời gian đôi khi là yếu tố quyết định đến sự thành công của một thương vụ, thậm chí liên quan đến sự sống còn của doanh nghiệp. Đây cũng là lý do chúng tôi phát triển giải pháp hợp đồng điện tử vContract để giúp các doanh nghiệp Việt có thể tiết kiệm tối đa thời gian ký kết hợp đồng", đại diện Viettel Telecom cho biết.

Với mạng lưới internet hiện đã phủ khắp, hợp đồng điện tử giúp người dùng có thể dễ dàng lưu trữ và truy cập hợp đồng từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối mạng, giảm bớt rủi ro mất mát tài liệu.

Ngoài ra, khi cần ký điện tử, người dùng cũng có thể tận dụng những dịch vụ trong hệ sinh thái của Viettel, như ký Số; ký OTP, Ký OTP + eKYC việc này cũng giúp tăng tính bảo mật, giảm rủi ro pháp lý và nguy cơ làm giả mạo hợp đồng. Hiện nay, đơn vị này đang miễn phí data cho khách hàng khi truy cập ứng dụng vContract trên điện thoại. Ngoài ra, doanh nghiệp còn được miễn phí dùng thử 20 hợp đồng trong 30 ngày và tặng đến 1 năm sử dụng chữ ký số Mysign cho khách hàng khi đăng ký combo hợp đồng điện tử vContract và chữ ký số Mysign.