Trong thời đại công nghệ số lên ngôi, email là công cụ giao tiếp không thể thiếu trong môi trường công sở. Tuy nhiên, việc sử dụng email sao cho chuyên nghiệp và hiệu quả lại là một kỹ năng không phải ai cũng nắm vững. Chỉ một sơ suất nhỏ cũng có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng, thậm chí dẫn đến mất việc. Dưới đây là 6 lỗi phổ biến mà bạn cần tránh.
Những lỗi phổ biến khi sử dụng email có thể gây ảnh hưởng lớn đến công việc
ẢNH: CHỤP MÀN HÌNH HOWTOGEEK
Gửi tệp nhạy cảm mà không mã hóa
Bạn có biết rằng email ở dạng cơ bản nhất không được mã hóa? Điều này đồng nghĩa với việc nội dung email, đặc biệt là các tệp đính kèm, có thể bị đọc trộm bởi bất kỳ ai khi nó truyền qua mạng. Hãy tưởng tượng những thông tin mật của công ty, dữ liệu khách hàng, báo cáo tài chính... rơi vào tay kẻ xấu.
Để phòng tránh, hãy luôn mã hóa các tệp đính kèm chứa thông tin nhạy cảm. Bạn có thể sử dụng phần mềm nén như WinZip, WinRAR để tạo tệp nén ZIP được bảo mật, sau đó gửi mật khẩu cho người nhận qua một kênh riêng biệt như điện thoại, tin nhắn văn bản hoặc ứng dụng chat.
'Reply all' cho email hàng loạt
Đã bao giờ bạn nhận được email thông báo toàn công ty hoặc email với nhiều địa chỉ trong trường CC? Nếu có ý định trả lời, hãy cẩn thận với nút 'Reply all'. Hành động này sẽ gửi email của bạn đến tất cả mọi người trong danh sách, gây phiền toái cho hàng loạt đồng nghiệp và có thể làm quá tải hệ thống email của công ty.
Nút Reply all có thể gây phiền toái cho nhiều người
ẢNH: CHỤP MÀN HÌNH HOWTOGEEK
Thay vì bấm nút Reply all, hãy tạo một email mới và gửi trực tiếp cho người cần liên lạc. Điều này thể hiện sự tôn trọng đồng nghiệp và giúp bạn tránh được những rắc rối không đáng có.
Coi email công ty là không gian riêng tư
Nhiều người lầm tưởng rằng email công ty là không gian riêng tư để trò chuyện, chia sẻ cảm xúc với đồng nghiệp. Tuy nhiên, sự thật là mọi email gửi/nhận bằng tài khoản công ty đều có thể bị theo dõi và lưu trữ bởi bộ phận IT.
Vì vậy, tuyệt đối tránh sử dụng email công ty để trút giận, nói xấu đồng nghiệp, lan truyền tin đồn thất thiệt hoặc chia sẻ thông tin cá nhân quá mức. Nếu cần trao đổi riêng tư, hãy gặp trực tiếp hoặc sử dụng thiết bị cá nhân với ứng dụng nhắn tin được mã hóa đầu cuối.
Quên sử dụng BCC
BCC (Blind Carbon Copy) là một chức năng hữu ích giúp bảo vệ thông tin cá nhân của người nhận email. Khi gửi email cho nhiều người, đặc biệt là khách hàng hoặc đối tác, hãy sử dụng BCC để ẩn danh sách địa chỉ email. Điều này giúp tránh việc người nhận biết được email của những người khác trong danh sách, đồng thời ngăn chặn spam và lừa đảo.
Sử dụng BCC rất đơn giản. Trong Gmail và Outlook, bạn chỉ cần nhấp vào nút "BCC" để thêm người nhận vào danh sách ẩn.
Dùng email công ty cho việc cá nhân
Email công ty chỉ nên được sử dụng cho mục đích công việc. Tuyệt đối không dùng email công ty để liên lạc với bạn bè hay người thân, đăng ký tài khoản trực tuyến, mua sắm online... Hành động này vừa gây khó khăn khi bạn chuyển việc, vừa vi phạm quy định sử dụng tài nguyên công ty.
Tuyệt đối không sử dụng email công ty cho nhu cầu cá nhân
ẢNH: CHỤP MÀN HÌNH HOWTOGEEK
Phớt lờ điều khoản pháp lý
Mỗi email công ty thường kèm theo điều khoản pháp lý ở cuối thư. Phần này chứa các quy định quan trọng về việc sử dụng email, bảo mật thông tin, quyền sở hữu trí tuệ... Hãy đọc kỹ phần này và tìm hiểu thêm về chính sách sử dụng email của công ty để tránh vi phạm và bảo vệ bản thân.
Bình luận (0)