Dùng phần mềm miễn phí, rủi ro nào cho doanh nghiệp?

Nhiều doanh nghiệp chưa quy hoạch chi phí mua phần mềm

Anh Q. hiện là nhân viên kinh doanh thuộc một công ty phát triển phần mềm quản trị doanh nghiệp. Q. phụ trách một khách hàng đã sử dụng sản phẩm được 5 tháng với hơn 50 tài khoản. Tháng 10.2022, khi công ty thay đổi chính sách bán hàng, anh có đề cập với khách hàng việc bắt đầu trả phí từ 2023. Nhưng, khách hàng này từ chối với lý do doanh nghiệp chưa có kế hoạch chi trả cho phần mềm này. Họ sẵn sàng từ bỏ nền tảng do công ty anh Q. phát triển để sử dụng các giải pháp miễn phí khác. Theo anh Q., đây không phải lần đầu tiên khách hàng này thay đổi nền tảng quản trị doanh nghiệp.

Nhu cầu chuyển đổi số của các doanh nghiệp Việt ngày càng tăng, nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng có nguồn lực và ý thức để đầu tư bài bản. Nhiều doanh nghiệp phải lựa chọn các phần mềm miễn phí hoặc có thời gian dùng thử. Sau khi hết hạn dùng thử hoặc các nền tảng chuyển sang thu phí, doanh nghiệp sẽ tiếp tục tìm kiếm các giải pháp có cùng chức năng chứ không trả phí.

Ở góc nhìn khác, mỗi doanh nghiệp sẽ cần các công nghệ khác nhau để phục vụ các nhu cầu như giao tiếp, hợp tác, sinh hoạt cộng đồng, đào tạo... Mỗi phần mềm đều đòi hỏi một khoản phí bản quyền không nhỏ. Với tiềm lực của nhiều doanh nghiệp hiện tại, họ khó có khả năng chi trả toàn bộ các công cụ mà nhân sự cần cho công việc.

Sử dụng các phần mềm miễn phí tiềm ẩn nhiều nguy cơ tiêu cực tới doanh nghiệp

Rủi ro thất thoát tài nguyên từ những lần dùng thử miễn phí

Tuy nhiên, cách làm này tiềm ẩn nhiều rủi ro như lạc mất các tài sản thông tin hay lãng phí thời gian để tìm kiếm, chuyển đổi nền tảng.

Tài nguyên thông tin của doanh nghiệp có thể bị lạc hay thậm chí rò rỉ ra ngoài khi doanh nghiệp liên tục thay đổi phần mềm. Chưa kể, khi doanh nghiệp phát triển, khối tài nguyên này ngày một tăng lên, các gói dùng thử miễn phí không thể đáp ứng được nhu cầu lưu trữ. Lúc này, doanh nghiệp có thể phải bỏ khoản phí lớn để bảo vệ các tài nguyên thông tin của chính mình.

Hơn nữa, khi chuyển sang các nền tảng mới, toàn bộ nhân sự đều cần có thời gian để thích ứng. Việc làm quen với các công nghệ mới chiếm một phần thời gian làm việc, ảnh hưởng đến năng suất chung của đội ngũ.

Chuyển đổi từ miễn phí sang trả phí

Để giảm thiểu các rủi ro, doanh nghiệp nên cần từng bước chuyển đổi từ sử dụng miễn phí sang trả phí. Theo tư vấn từ bà Nguyễn Thị Lan Hương - CGO Nền tảng GapoWork, trong quá trình này, doanh nghiệp có thể lưu ý đến một số vấn đề sau để tối ưu chi phí và giảm thiểu rủi ro khi sử dụng.

Thứ nhất, doanh nghiệp nên lựa chọn các nền tảng tích hợp nhiều chức năng để tiết kiệm chi phí. Chi trả tiền bản quyền cho nhiều nền tảng khác nhau khiến khoản đầu tư cho công nghệ trở nên đắt đỏ và khó quản lý. Thay vào đó, sử dụng các phần mềm hợp nhất nhiều tính năng sẽ giúp doanh nghiệp chỉ phải chi trả một lần và có thể quản lý dễ dàng hơn đầu ra của chi phí.

Các phần mềm hợp nhất nhiều tính năng giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí

Thứ hai, trước khi bỏ một khoản tiền lớn cho bất kỳ nền tảng nào, doanh nghiệp cần tìm hiểu kỹ và nhận tư vấn từ đơn vị phát triển phần mềm. Thực tế cho thấy, nhiều doanh nghiệp không tìm hiểu kỹ đã phải trả thêm nhiều khoản phí để mua thêm kho lưu trữ, mua thêm các tính năng ở gói cao hơn... Điều này khiến doanh nghiệp tưởng được giá hời ở bước đầu nhưng lãng phí trong dài hạn. Nhận tư vấn trực tiếp từ đơn vị phát triển phần mềm sẽ giúp doanh nghiệp quy hoạch chính sách các khoản cần chi, thời hạn thanh toán cho nền tảng.

Thứ ba, khi bắt đầu sử dụng các nền tảng công nghệ mới, các doanh nghiệp nên có lộ trình hội nhập và tài liệu hướng dẫn cụ thể cho các nhân sự liên quan. Một số đơn vị công nghệ Việt như GapoWork có đội ngũ chuyên gia phát triển và chăm sóc khách hàng để hỗ trợ doanh nghiệp trong suốt quá trình hội nhập này. Theo bà Hương, đây là một ưu điểm của các doanh nghiệp phát triển phần mềm Việt so với các phần mềm nước ngoài.

Để loại bỏ các nguy cơ từ các phần mềm miễn phí, doanh nghiệp có thể xem xét áp dụng các giải pháp trên từng bước chuyển đổi sang trả phí và có các lộ trình thích hợp để tối ưu chi phí cũng như công năng của các nền tảng công nghệ.