EVNNPC ra mắt sản phẩm chuyển đổi số lĩnh vực tài chính kế toán và kinh doanh

Số hóa Quy trình tài chính - kế toán

Xác định, tài chính - kế toán là lĩnh vực đặc biệt quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp; đây cũng là lĩnh vực liên quan đến tất cả mọi hoạt động của Tổng công ty, EVNNPC đã chọn số hóa các quy trình tài chính kế toán là lĩnh vực tiên phong.

Nghi thức công bố sản phẩm số hóa quy trình Tài chính kế toán, Kinh doanh và Dịch vụ khách hàng của EVNNPC

Được khởi động từ năm 2019 và chính thức đi vào vận hành từ ngày 1.10.2021, vượt qua nhiều khó khăn, thử thách, lĩnh vực tài chính - kế toán đã được EVNNPC số hóa đồng bộ, toàn diện với 6 quy trình nghiệp vụ: Quy trình cấp phát, giải ngân, thanh xử lý, mua sắm, thanh toán điện mua ngoài, thẩm tra quyết toán. Tổng công ty đã chuyển đổi toàn bộ dữ liệu từ dạng vật lý sang dạng kỹ thuật số, bắt đầu từ khâu hợp đồng qua giai đoạn hoàn thành, nghiệm thu và kết thúc ở khâu thanh, quyết toán. Tất cả hồ sơ được các cá nhân tham gia quy trình cập nhật, kiểm soát và ký số nội bộ trên phần mềm. Đồng thời chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ tài chính kế toán và ứng dụng công nghệ thông tin xây dựng phần mềm để áp dụng thống nhất trong toàn Tổng công ty; khai thác dữ liệu trên phần mềm để lập các báo cáo quản trị phục vụ công tác điều hành của Ban lãnh đạo.

Với việc số hóa thành công quy trình nghiệp vụ tài chính - kế toán, EVNNPC trở thành đơn vị đầu tiên của ngành Điện số hóa thành công lĩnh vực này. Đặc biệt, việc số hóa đã giúp các quá trình thực hiện từ tạo yêu cầu đến phê duyệt từ các cấp lãnh đạo nhanh hơn, chính xác hơn, giảm thời gian trình ký, phê duyệt nội bộ, qua đó nâng cao năng suất lao động của các bộ phận. Điển hình, với quy trình giải ngân, trước đây để hoàn thành một bộ hồ sơ giải ngân từ đơn vị đến Tổng công ty thường mất từ 10 - 14 ngày thì hiện sau khi số hóa rút ngắn xuống từ 6 - 7 ngày.

Lãnh đạo EVNNNPC tặng hoa chúc mừng hai Ban chuyên môn Tài chính kế toán và Ban Kinh doanh

Số hóa quy trình kinh doanh và Dịch vụ khách hàng

Với 5 quy trình được số hóa thành công (Quy trình quản lý hợp đồng IPP và thanh toán tiền mua điện IPP; Báo cáo quản lý hợp đồng, thu nộp; Báo cáo hỗ trợ điều hành; Báo cáo quản lý đo đếm; Quản lý công tác dịch vụ khách hàng) EVNNPC đã, đang gia tăng rất nhiều lợi ích cho khách hàng; đảm bảo sự công khai, minh bạch trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Đặc biệt, việc số hóa đã từng bước thay đổi thói quen, giúp khách hàng làm quen với việc sử dụng các dịch vụ trực tuyến của ngành Điện trên môi trường số.

Điển hình, Quy trình quản lý hợp đồng IPP và thanh toán tiền mua điện IPP được số hóa thành công đã mang lại nhiều lợi ích trong công tác quản trị doanh nghiệp. EVNNPC đang ký kết hợp đồng mua bán điện với hơn 250 nhà máy thủy điện nhỏ và 8.066 dự án điện mặt trời mái nhà. Trước đây, các hợp đồng với các nhà máy sau khi ký kết vẫn phải lưu trữ dạng giấy tờ. Hằng tháng việc thanh toán vẫn làm thủ công mất rất nhiều thời gian và khó khăn khi cần báo cáo, thống kê.

Bà Đỗ Nguyệt Ánh - Chủ tịch Hội đồng thành viên Tổng công ty Điện lực miền Bắc

Việc số hóa cũng rút ngắn thời gian ký hồ sơ thanh toán cho khách hàng. Trước đây, thời gian ký biên bản thanh toán cho khách hàng mất khoảng 3-5 ngày, thì sau khi được số hóa, thời gian rút ngắn xuống còn 1 ngày; việc thanh toán diễn ra mọi lúc, mọi nơi do thực hiện ký số các chứng từ.

Hay số hóa quy trình thay công tơ định kỳ đã giúp EVNNPC tiết kiệm khoảng 3,5 tỉ đồng/năm chi phí in ấn biên bản treo tháo. Đồng thời, với khối lượng biên bản treo tháo hằng năm khoảng 1,8 triệu biên bản, Tổng công ty có thể tiết giảm được gần 7.000 ngày công nhờ bỏ khâu cập nhật thông tin treo tháo từ biên bản giấy vào CMIS (thay vào đó sẽ cập nhật trực tiếp trên thiết bị điện tử và đồng bộ tự động vào hệ thống CMIS).

Ông Nguyễn Đức Thiện - Tổng giám đốc Tổng công ty Điện lực miền Bắc

Tiết kiệm hàng chục tỉ đồng mỗi năm

Chỉ tính riêng hiệu quả ban đầu của việc chuyển đổi số 2 quy trình này, Tổng công ty Điện lực miền Bắc đã tiết kiệm được: 50.000 ngày công/năm; Hơn 43 tỉ đồng/năm chi phí in ấn và nhân công; hơn 30.000m² diện tích kho lưu trữ hồ sơ giấy; giảm 50%-80% thời gian thực hiện công việc...

Với mục tiêu cơ bản trở thành doanh nghiệp số vào năm 2022, vận hành trong không gian số từ năm 2023, EVNNPC đã xây dựng lộ trình cụ thể về chuyển đổi số giai đoạn 2021-2022. Song song đó, Tổng công ty cũng hoàn thành đầu tư cơ sở hạ tầng (máy chủ), phần mềm lõi, làm sạch dữ liệu; xây dựng hệ thống quản lý lưới điện trên bản đồ GIS, thu thập dữ liệu trên GIS và khai thác sử dụng; xây dựng kho dữ liệu tập trung; chuẩn hóa mã tài sản, vật tư thiết bị; tổ chức các khóa đào tạo, xây dựng và truyền thông văn hóa doanh nghiệp số...