Giải pháp kết nối nội bộ doanh nghiệp hiệu quả trong thời đại hậu Covid-19

Bước vào giai đoạn khôi phục kinh tế, các doanh nghiệp đều đang “canh cánh” một bài toán chung: “Làm thế nào để có thể kết nối nội bộ doanh nghiệp hiệu quả?”.

Work From Home (WFH) - làm việc tại nhà là một thuật ngữ không còn mới mẻ với tất cả mọi người. Sau một thời gian thử nghiệm “bất đắc dĩ” thời Covid-19, WFH được đánh giá là hình thức làm việc hiệu quả khi nhân sự có thể chủ động sắp xếp thời gian cá nhân, đảm bảo chất lượng công việc trong khi doanh nghiệp có thể tối ưu đáng kể chi phí vận hành. Nhiều nhà kinh tế dự đoán, WFH sẽ dần trở thành xu hướng mới thay thế những quy trình có phần “rườm rà” nơi công sở, trở thành bước nền cho cuộc cách mạng chuyển đổi số.

Việc chuyển đổi theo xu thế hậu Covid-19 còn nhiều khó khăn, nhưng doanh nghiệp cùng các cấp quản lý có thể chủ động đưa ra một số giải pháp thiết thực. Đặc biệt, việc chuẩn bị đón đầu xu hướng Chuyển đổi số sẽ trở thành nền tảng cho tương lai, khi mà các yếu tố rủi ro có thể đến bất cứ lúc nào.

Do thiếu tương tác xã hội, WFH có thể mang lại cảm giác cô đơn và lạc lõng cho nhân sự, đặc biệt với những người đột ngột phải chuyển đổi hình thức làm việc sang WFH.

Giải pháp đơn giản nhưng hữu hiệu là trước các cuộc trò chuyện nhóm, hãy dành một ít thời gian để giao tiếp xã hội - Nói chuyện về những chủ đề không phải công việc: “Hôm nay chúng ta sẽ dành vài phút đầu để hỏi thăm nhau? Cuối tuần vừa rồi mọi người làm gì?”. Thời gian đầu thực hiện, việc này có vẻ không tự nhiên lắm nhưng theo chia sẻ các nhà quản lý có kinh nghiệm lâu lắm, về lâu dài những hoạt động chia sẻ nho nhỏ này thực sự hiệu quả trong việc gắn kết các thành viên trong tổ chức.

Thay vì không biết nhân viên đang làm đến đâu và có gặp khó khăn gì không, hay thay vì không biết khi nào quản lý sẽ liên hệ để hỏi về tiến độ, thiết lập các cuộc trao đổi thường xuyên là giải pháp hữu hiệu. Tùy theo các đánh giá dựa trên tiêu chí mức độ quan trọng của công việc, nhân sự có cần hỗ trợ hay không… mà người quản lý và nhân viên có thể thống nhất với nhau tần suất và độ dài các cuộc gọi thường xuyên.

Việc thiết lập các cuộc gọi có thể trở nên đa dạng hơn. Ngoài các cuộc gọi 1-1, các cuộc gọi nhóm sẽ mang lại hiệu quả nếu công việc cần tính hợp tác cao. Ngoài cuộc gọi nhân viên - quản lý, cuộc gọi giữa các nhân sự đang cùng phối hợp đầu việc chung cũng rất quan trọng. Điều quan trọng nhất là giữ cho các cuộc gọi được thực hiện thường xuyên và có sắp xếp trước.

Để WFH hiệu quả, E-mail là không đủ khi các cuộc họp trực tuyến, những cuộc trao đổi diễn ra ngày càng thường xuyên hơn. Trong thời đại công nghệ lên ngôi, các ứng dụng cài đặt trên thiết bị di động lẫn máy tính có chức năng hỗ trợ cuộc gọi thông qua Internet ngày càng trở nên phổ biến hơn như Skype, Viber, Slack, Microsoft Team… Tuy nhiên, hạn chế của các ứng dụng nhân sự trong doanh nghiệp cũng phải chủ động đầu tư những gói data dung lượng lớn phục vụ công việc, dẫn đến tình trạng tiết kiệm và thiếu chủ động liên lạc.

Nhiều doanh nghiệp cũng đã đưa ra giải pháp hỗ trợ data cho nhân sự nhưng gặp khó khăn trong khâu quản lý. Hiện nay nhà mạng viễn thông MobiFone đã đưa ra giải pháp hỗ trợ các doanh nghiệp với dịch vụ MBIZ360 giúp doanh nghiệp có thể chủ động quản lý hạn mức data và thoại cung cấp cho nhân viên dưới hình thức chia hạn mức cho từng nhân sự theo các nhóm đối tượng, nhu cầu sử dụng… Trong quá trình vận hành, doanh nghiệp cũng có thể chủ động điều chỉnh hạn mức dựa trên tình hình thực tế, tối ưu hoá hiệu quả công việc. Bên cạnh đó, việc miễn phí gọi nội nhóm sẽ giúp các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp lớn có chi nhánh khắp cả nước sẽ tối ưu chi phí liên lạc nội bộ một cách tối đa.

Có thể nói, với xu hướng doanh nghiệp số, thị trường sẽ có ngày càng nhiều giải pháp và công cụ hỗ trợ trong việc kết nối để tăng năng suất lao động. Tuy nhiên, máy móc hay công nghệ, để đạt được hiệu quả sử dụng cao cần mỗi thành viên hãy dành trọn vẹn tâm trí và cảm xúc của mình khi kết nối, dù là về công việc hay đơn thuần giao tiếp xã hội.