Văn phòng điện tử di động

0 Thanh Niên
Với mong muốn cải cách việc thu nhận, quản lý, lưu trữ và tìm kiếm tài liệu thông qua giấy tờ, anh Nguyễn Tấn Cường (30 tuổi) đã có sáng kiến xây dựng hạ tầng hệ thống quản trị tài liệu thông minh có giá trị ứng dụng trong hầu hết các cơ quan nhà nước.
Anh Nguyễn Tấn Cường trong một buổi thuyết trình về đề án 	 /// Ảnh: Nhật Nam Anh Nguyễn Tấn Cường trong một buổi thuyết trình về đề án - Ảnh: Nhật Nam
Anh Nguyễn Tấn Cường trong một buổi thuyết trình về đề án
Ảnh: Nhật Nam
Một số tính năng thông minh của đề án
Số hóa: tự động hóa quy trình nhập liệu; quét, nhận dạng và chuyển đích cho tài liệu; gán nhãn dữ liệu cho tài liệu; quản lý chất lượng dữ liệu.
Xử lý: thiết kế quy trình; lịch sử quy trình; xử lý số lượng lớn và gộp văn bản; các công cụ hợp tác.
Lưu trữ: tra cứu dựa trên nhãn và nội dung bên trong tài liệu; quản lý vòng đời văn bản.
Bảo mật: xác thực và điều khiển các quyền truy cập; chữ ký số; mã hóa dữ liệu…
Anh Cường cho biết, hiện tại anh làm việc ở phòng khách hàng doanh nghiệp của Tổng công ty viễn thông MobiFone. Hằng ngày anh phải giao dịch với nhiều người nên thấy sự bất cập của việc thực hiện các giao dịch hành chính thông qua giấy tờ.
“Việc xét duyệt hay ký giấy tờ, tài liệu là quy trình xử lý thông tin giữa nhiều phòng ban và mất khá nhiều thời gian cũng như không gian lưu trữ. Đặc biệt, hiện tại thông tin của đơn vị, cơ quan hành chính công thường được lưu trữ ở nhiều nơi khác nhau (laptop, USB, email, ổ cứng, rải rác trên các website chia sẻ trực tuyến…). Vấn đề này có thể làm giảm hiệu suất làm việc và tăng rủi ro về bảo mật thông tin cho các tài liệu”, anh Cường cho hay.
Anh Cường đã thực hiện đề án “Xây dựng hạ tầng hệ thống quản trị tài liệu thông minh” trong lĩnh vực hành chính công. Đề án này đã hệ thống số hóa, thu nhận, quản lý, lưu trữ và tìm kiếm tài liệu; cho phép nhận dạng phân loại tài liệu tự động; thay thế những ngăn đựng tài liệu bừa bộn, đánh số khó nhớ bằng một hệ thống thông tin tập trung dễ dàng tra cứu. Khi thực hiện đề án sẽ tiết kiệm không gian văn phòng và giảm thiểu bội chi trên giấy tờ văn phòng phẩm; tiết kiệm thời gian xử lý thông tin nhờ giải pháp nhận diện và nhập liệu tự động; tăng hiệu suất làm việc bằng cách tự động hóa quy trình, tra cứu thông tin nhanh chóng, tiết kiệm thời gian.

Anh Cường cho biết đề án cho phép thu thập, quản lý, lưu trữ và phân phối hệ thống thông tin của các cơ quan hành chính công một cách tập trung trên nền tảng điện toán đám mây. Nhờ đó, mọi tài liệu có thể dễ dàng được tìm thấy, chia sẻ, phân phối một cách an toàn. Đặc biệt, việc xây dựng hạ tầng hệ thống quản trị tài liệu thông minh sẽ giúp thúc đẩy tiến trình xử lý công việc hiệu quả tại các cơ quan hành chính công.
“Đặc thù của các cơ quan khối hành chính công là luôn được chia ra nhiều cấp bậc từ T.Ư đến địa phương. Vì vậy, mỗi văn bản được T.Ư ban hành sẽ trải qua mọi cấp, rồi mới được truyền đến cơ quan thuộc ban ngành thấp nhất. Trong số những văn bản này, có loại để thông báo, có loại cần ký duyệt, đề xuất, chỉ đạo… chứ không chỉ có vai trò để lưu trữ hay tra cứu như văn bản thông thường ở các tổ chức, doanh nghiệp. Nếu áp dụng hệ thống quản lý tài liệu thông minh như một văn phòng điện tử di động và có sự kết nối giữa văn phòng các cấp, việc quản lý văn bản đi đến, từ đó chỉ đạo công việc cho các đơn vị tới các cán bộ, công chức ở mọi cấp sẽ nhanh chóng và thuận tiện hơn rất nhiều”, anh Cường phân tích.
Anh Cường cũng cho biết khi làm việc trên hệ thống thông minh, ban lãnh đạo dù đi công tác xa vẫn có thể giám sát công việc chặt chẽ và xử lý kịp thời.
Theo anh Cường, giải pháp mà anh xây dựng có thể áp dụng được ở hầu hết các cơ quan hành chính công, vì đều có một hệ thống quản lý tương đồng. Về nguồn lực tài chính cũng không quá lớn và hầu như cơ quan nào cũng được trang bị như máy tính, máy scan. Các công nghệ thì đều có sẵn như công nghệ nhận dạng ký tự quang học OCR đối với tiếng Việt, nhận dạng và trích xuất thông tin; công nghệ kết nối thời gian thực (realtime); công nghệ tìm kiếm searchengine ElasticSearch; công nghệ WebAPI cho phép tích hợp hệ thống quản trị tài liệu thông minh với các hệ thống khác…
Nếu sáng kiến này được áp dụng rộng khắp, sẽ bước đầu tạo ra được cách làm mới, nâng cao hiệu quả công việc và quản lý tập trung, góp phần cải cách thủ tục hành chính công và phù hợp định hướng về phát triển công nghệ trong giai đoạn đổi mới, tạo môi trường làm việc thoải mái, liên tục và thông suốt.
“Đặc biệt, khi áp dụng giải pháp này, các đơn vị hành chính công quản lý chặt chẽ và khoa học quy trình xử lý giấy tờ. Vì vậy, trong thời gian không xa, những tài liệu giấy có giá trị của các cơ quan, đơn vị hành chính công sẽ được số hóa toàn bộ và được quản lý trên hệ thống lưu trữ quản trị thông minh”, anh Cường nói.
 

Bình luận

Gửi bình luận
Ý kiến của bạn sẽ được biên tập trước khi đăng. Xin vui lòng gõ tiếng Việt có dấu
  • Tối thiểu 10 chữ
  • Tiếng Việt có dấu
  • Không chứa liên kết

VIDEO ĐANG XEM NHIỀU

Đọc thêm