Hành chính vì dân: Đột phá từ chữ ký số

Tính đến tháng 3.2024, TP.HCM có 1.830 thủ tục đang áp dụng, trong đó 1.465 thủ tục cấp tỉnh, 234 thủ tục cấp huyện và 131 thủ tục cấp xã.

SỸ ĐÔNG

HAI THÁI CỰC CHỮ KÝ SỐ

Từ tháng 6.2023, Sở TT-TT TP.HCM phối hợp các doanh nghiệp cung cấp miễn phí chữ ký số cá nhân cho người dân trong thời hạn 1 năm nhằm từng bước phổ cập chữ ký số, tạo thuận lợi hơn khi làm hồ sơ trực tuyến. Tính đến tháng 12.2023, các đơn vị đã cấp miễn phí cho người dân gần 470.000 chữ ký số. Qua khảo sát của Thanh Niên, nhiều địa phương đánh giá việc triển khai chữ ký số chưa thực sự hiệu quả, người dân ít sử dụng do thời hạn miễn phí 1 năm và chỉ áp dụng khi làm thủ tục hành chính (TTHC).

Ở chiều ngược lại, việc ứng dụng chữ ký số tại các sở ngành có lượng hồ sơ giải quyết nhiều đã giúp doanh nghiệp được hưởng lợi. Đơn cử như Sở Công thương TP.HCM đang giải quyết 116 thủ tục, bình quân mỗi năm tiếp nhận trên 90.000 hồ sơ, hằng ngày có hơn 300 khách hàng đến làm thủ tục. Dù triển khai các giải pháp như đặt lịch lấy số thứ tự, tư vấn hướng dẫn thực hiện TTHC qua điện thoại, qua cổng thông tin điện tử nhưng số lượng hồ sơ lớn vẫn tạo áp lực cho công chức tại bộ phận một cửa và gây phiền hà, tốn kém cho người dân, doanh nghiệp về thời gian, chi phí đi lại.

Những bất cập đó được hóa giải khi Sở Công thương sử dụng chữ ký số và đẩy mạnh dịch vụ công trực tuyến. Doanh nghiệp có nhu cầu nộp hồ sơ hành chính chỉ cần truy cập Hệ thống thông tin giải quyết TTHC TP.HCM hoặc Cổng dịch vụ công quốc gia, đăng nhập vào tài khoản đã được cấp, chọn thủ tục cần thực hiện, sau đó scan bộ hồ sơ, sử dụng chữ ký số, đính kèm file đã ký số và gửi đi.

SỸ ĐÔNG

Tiếp đó, bộ phận một cửa của Sở Công thương kiểm tra hồ sơ, tiếp nhận và xử lý. Kết quả xử lý hồ sơ là file văn bản có chữ ký số của Sở Công thương được gửi tự động vào tài khoản của doanh nghiệp. Trong năm 2023, Sở Công thương tiếp nhận hơn 88.500 hồ sơ sử dụng chữ ký số, chiếm 96,5% tổng số hồ sơ. Ngoài ra, Sở cũng phát hành khoảng 9.300 văn bản sử dụng chữ ký số.

Sở Công thương đánh giá việc sử dụng chữ ký số hỗ trợ người dân, doanh nghiệp thực hiện TTHC nhanh chóng, thuận tiện, mọi lúc mọi nơi, nhận ngay kết quả khi công chức xử lý xong hồ sơ thay vì phải chờ đến ngày hẹn trả. Doanh nghiệp cũng có thể sử dụng kết quả điện tử để thực hiện các công việc khác có liên quan. Đối với Sở Công thương, đơn vị này giảm được chi phí in ấn, vận chuyển tài liệu, công chức bộ phận một cửa giảm bớt áp lực.

CƠ QUAN NHÀ NƯỚC ĐÒI DẤU ĐỎ

Hiệu quả là vậy nhưng thực tế việc nhận thức về pháp lý, công nhận văn bản ký số vẫn còn hạn chế, ngay trong chính các cơ quan nhà nước. Ông Lê Huỳnh Minh Tú, Phó giám đốc Sở Công thương, cho biết dù có bản điện tử nhưng doanh nghiệp vẫn cần thêm bản giấy có dấu đỏ để nộp cho các cơ quan khác. Viện dẫn một số tỉnh thành ban hành quy chế sử dụng chữ ký số và chứng thực bản sao điện tử, ông Tú cho rằng TP.HCM cũng cần có văn bản để thống nhất nhận thức và thực thi của các cơ quan.

Theo Phó giám đốc Sở Công thương, cần hóa giải điểm bất cập trong thanh toán lệ phí hồ sơ trực tuyến là khi nhận hồ sơ xong mới thông báo lệ phí. Hiện Bộ Công an khi tiếp nhận hồ sơ cấp hộ chiếu yêu cầu thanh toán luôn, kèm theo tên chủ tài khoản, nếu không làm hồ sơ thì hoàn trả tiền cho người dân. Để tăng tỷ lệ hồ sơ trực tuyến, ông Tú cho rằng cần thí điểm một số thủ tục chỉ làm trực tuyến, không giải quyết trực tiếp, cắt mục thanh toán qua bưu điện mà chỉ thanh toán trực tuyến.

Ông Nguyễn Lê Minh, Trưởng phòng Tài chính - kế hoạch Q.Phú Nhuận, cho rằng cần cải tiến quy trình nộp hồ sơ trực tuyến bởi hiện người dân vẫn phải tải mẫu về điền, in ra ký, scan xong nộp trở lại hệ thống. Muốn hoàn thiện quy trình này thì chữ ký số cá nhân phải bao phủ và đồng loạt. Do nhu cầu sử dụng chữ ký số của người dân khác nhau, có người dùng thường xuyên nhưng có trường hợp cả năm mới dùng một lần nên nhà nước cần kiểm soát giá dịch vụ. Ông Minh cũng cho rằng để tối ưu hiệu quả dịch vụ công trực tuyến cần sớm áp dụng trả kết quả bằng văn bản điện tử, thay vì trả văn bản ký tay đóng dấu đỏ trả trực tiếp hoặc qua bưu điện.

MỖI CƠ QUAN CÓ 2 - 3 THỦ TỤC DÙNG CHỮ KÝ SỐ

Tháng 11.2023, tổ công tác cải cách TTHC của Chủ tịch UBND TP.HCM được thành lập do ông Võ Văn Hoan, Phó chủ tịch UBND TP.HCM, làm tổ trưởng. Trong báo cáo quý 1/2024, tổ công tác đánh giá việc thực hiện tái cấu trúc quy trình TTHC, dịch vụ công chưa thực chất, còn nhiều quy trình xử lý hồ sơ chưa thực hiện toàn trình (từ lúc nộp hồ sơ cho đến khi nhận kết quả) trên môi trường điện tử. Việc số hóa vẫn còn chậm và chưa phát huy hiệu quả, tỷ lệ tái sử dụng số hóa còn thấp. Ông Võ Văn Hoan nói rằng dù ứng dụng công nghệ nhưng giấy tờ vẫn còn nhiều dẫn đến tốn kém, đơn giản như thư mời hiện vừa gửi bản giấy, vừa file mềm, vừa tin nhắn.

Về chữ ký số, ông Hoan cho rằng phải ứng dụng phổ biến trong nội bộ cơ quan nhà nước, mọi công chức phải sử dụng chữ ký số trong quy trình nội bộ, khi đó mới xử lý hồ sơ trên mạng được. Sở TT-TT được giao nhiệm vụ rà soát các quy định mới để tham mưu UBND TP.HCM ban hành quy chế về chữ ký số ngay trong năm nay.

"100% chữ ký số áp dụng nội bộ, mỗi cơ quan có 2 - 3 thủ tục ứng dụng chữ ký số trả kết quả cho người dân", ông Hoan nêu mục tiêu. Trong quy định cũng lường trước tình huống các địa phương khác chưa chấp nhận, thì có phương án cung cấp bản giấy cho người dân, doanh nghiệp. Ông Hoan cho rằng chỉ có dùng chữ ký số, số hóa kết quả đầu ra thì mới tái sử dụng được kết quả giải quyết TTHC.

Đối với thủ tục làm trực tuyến, ông Hoan cho biết ngoài việc giảm lệ phí thì cần đẩy mạnh thanh toán trực tuyến theo hướng đưa về một đầu mối, không cần thu hộ qua bưu điện nữa. Riêng với phí chuyển giao kết quả hồ sơ cho người dân, lãnh đạo TP.HCM cũng cho rằng hoàn toàn có thể thống nhất về một đầu mối, tổ chức đấu thầu lựa chọn đơn vị đảm nhận. (còn tiếp)