VNPT với mô hình AI giải bài toán quá tải công việc ở cấp xã

Từ những nhu cầu thực tế, hàng ngày

Xã Hoằng Hóa hiện hình thành từ việc sáp nhập 6 xã cũ, hiện có khoảng 43.000 dân. Đội ngũ cán bộ, công chức có 62 người, phải đảm đương khối lượng công việc ngày càng lớn. Ông Hoàng Hữu Chinh, Phó chánh Văn phòng UBND xã Hoằng Hóa, cho biết trung bình mỗi ngày, xã tiếp nhận khoảng 100 văn bản và phát hành khoảng 40 văn bản, chưa kể các thủ tục hành chính như giấy khai sinh, giấy khai tử, chứng thực...

"Trước đây, chúng tôi phải theo dõi trên hệ thống, nhập tay số liệu hoặc làm excel từng bước, rất thủ công… Điều đó không tránh khỏi sai sót và mất rất nhiều thời gian", ông Hoàng Hữu Chinh chia sẻ.

ẢNH: T.B

Áp lực công việc khiến cán bộ địa phương chủ động tìm kiếm các công cụ hỗ trợ. Nhiều người sử dụng các phần mềm AI miễn phí để tổng hợp thông tin, soạn thảo báo cáo, rà soát lỗi chính tả, thể thức văn bản. Tuy nhiên, những công cụ phổ thông chưa đáp ứng được nhu cầu sử dụng thường xuyên, nhất là giới hạn dung lượng và khả năng xử lý dữ liệu; cùng đó là nỗi lo về an toàn thông tin, bảo mật dữ liệu.

Từ nhu cầu thực tế, UBND xã đã phối hợp với VNPT Thanh Hóa xây dựng phần mềm riêng, tích hợp AI phục vụ quản lý, điều hành và theo dõi nhiệm vụ. Ông Lê Bỉnh Nam, Phó chủ tịch UBND xã Hoằng Hóa, cho biết hai bên đã nhiều lần trao đổi, thử nghiệm, điều chỉnh giải pháp theo phản hồi của cán bộ trực tiếp sử dụng. Sau quá trình triển khai thử nghiệm hiệu quả, phần mềm này đã chính thức triển khai từ tháng 11 này.

Theo ông Lê Đăng Nam, Giám đốc VNPT Hoằng Hóa, VNPT đã đồng hành cùng chính quyền nơi đây, tháo gỡ nhiều khó khăn, nhất là về mặt công nghệ, sau khi chính quyền địa phương 2 cấp đi vào hoạt động từ 1.7.2025. Với "đề bài AI" từ chính quyền xã Hoằng Hóa, trên cơ sở hệ thống phần mềm và mô hình AI do VNPT phát triển, các kỹ sư VNPT đã xây dựng một cái phần mềm tích hợp AI chuyên biệt cho Hoằng Hóa. Cùng với đó, VNPT Hoằng Hóa đã tổ chức khóa đào tạo AI cho tất cả cán bộ, công chức nơi đây; đảm bảo vận hành tối ưu phần mềm, khai thác hiệu quả AI trên hệ thống.

Mô hình AI do VNPT xây dựng ở đây là không chỉ hỗ trợ đọc, tổng hợp văn bản mà còn có thể phân tích nội dung, tách các nhiệm vụ, xác định đơn vị và cá nhân phụ trách, đồng thời theo dõi tiến độ thực hiện. Trước đây, một văn bản có nhiều nhiệm vụ thường được chuyển đến một phòng chuyên môn, sau đó cán bộ phải tự phối hợp với các bộ phận khác. Nay, AI có thể hỗ trợ phân tích, chia nhiệm vụ theo từng đầu mối như Phòng Kinh tế - Hạ tầng, Phòng Văn hóa, Văn phòng,... sau đó tổng hợp kết quả để báo cáo lãnh đạo.

Anh Hoàng Mạnh Cường, chuyên viên Phòng Văn hóa, cho biết hiện phải theo dõi khoảng 600 văn bản. Trước đây, anh phải mở từng văn bản để kiểm tra thời hạn, phân loại công việc cần ưu tiên. Cuối tuần, anh thường phải ở lại cơ quan rà soát lại các đầu việc, xác định nhiệm vụ nào cần ưu tiên xử lý, ngay cả trong ngày nghỉ.

"Khi có công nghệ AI hỗ trợ, phần mềm phân loại rất rõ ràng. Nếu tôi có 5 việc cần phải làm trong ngày thì 5 việc sẽ được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên trước, tiết kiệm được rất nhiều thời gian và công sức để tập trung vào những công việc khác", anh Hoàng Mạnh Cường cho biết.

Hướng tới nền tảng AI dùng chung, an toàn, hiệu quả

Theo ông Lê Bỉnh Nam, hệ thống này giúp lãnh đạo theo dõi rõ người, rõ việc, biết văn bản đang được xử lý đến đâu, còn bao lâu đến hạn và trách nhiệm thuộc về ai. Đây cũng là cơ sở để đánh giá hiệu quả công việc, phục vụ chấm điểm KPI hàng tháng, hàng quý. Điều địa phương mong muốn nhất là việc tổng hợp báo cáo phải kịp thời, chính xác. Ông cũng thẳng thắn nhìn nhận chưa thể hoàn toàn tin tưởng AI mà vẫn phải kiểm tra lại kết quả. Tuy nhiên, qua nhiều lần đối chiếu, ông nhận thấy công nghệ cơ bản cho kết quả nhanh và chính xác. "Chúng tôi rất cần trợ lý AI chính thống và được khuyến cáo để dùng. Đó là lý do chúng tôi đặt hàng sản phẩm này với VNPT", ông Lê Bỉnh Nam cho biết.

ẢNH: T.B

Câu chuyện ở Hoằng Hóa có thể thấy, công nghệ AI không thay thế cán bộ trong những quyết định chuyên môn, mà đang hỗ trợ giảm thời gian cho các thao tác lặp lại, xử lý thông tin và nhắc việc. Quan trọng hơn, giải pháp được hình thành từ chính nhu cầu của cơ sở, nơi những áp lực công việc hằng ngày đòi hỏi công nghệ phải thực sự hữu ích.

Hiện nay, hệ sinh thái AI của VNPT trải rộng từ các mô hình AI chuyên biệt đến các nền tảng Agentic AI. Hệ sinh thái này đang đồng hành cùng các bộ, ban, ngành, địa phương, hơn 100 ngân hàng, tổ chức tài chính, hàng trăm doanh nghiệp và hàng triệu gia đình. Dựa trên hạ tầng viễn thông quốc gia và hệ thống trung tâm dữ liệu hiện đại, AI của VNPT đang hiện diện tại cả 34 tỉnh, thành phố.

Lãnh đạo VNPT cho biết doanh nghiệp đang từng bước đưa AI từ những dự án đơn lẻ thành một mô hình điều hành mới, nơi AI hiện diện ở mọi điểm chạm và mọi điểm nghẽn, dù đó là doanh nghiệp nhỏ hay chính quyền ở cơ sở.