5 nguyên tắc email chưa chắc bạn đã biết

Theo một nghiên cứu do Business Insider dẫn lại từ công ty nghiên cứu email, mạng xã hội Radicati, người lao động ở Mỹ trung bình dùng 1/4 thời gian làm việc trong tuần để kiểm tra và liên lạc qua hàng trăm email.

Email từ lâu đã là công cụ rất quan trọng, mang tính chính thức trong công việc. Thế nên, qua quá trình phát triển, nó gần như đã hình thành những nguyên tắc dùng email hẳn hoi, nhưng không phải ai cũng để ý. Sau đây là những nguyên tắc cơ bản về email trong cuốn The Essentials Of Business Etiquette của tác giả Barbara Pachter, một huấn luyện viên về nghề nghiệp.

Chú ý cấu trúc email

Một email cơ bản sẽ gồm Tiêu đề, lời chào đầu tiên, nội dung và lời chào kết. Giờ bạn hãy thử xem mình có đầy đủ các yếu tố này chưa?

Phần tiêu đề nên bao gồm một thông tin đầy đủ, rõ ràng và đề cập thẳng vào vấn đề. Ví dụ bạn gửi email thông báo dời thời gian của cuộc họp, tốt nhất tiêu đề là: “Thông báo dời thời gian cuộc họp ngày xyz”. Người ta thường cân nhắc đọc email hay không dựa trên tiêu đề, Pachter cho biết.

Với những lời chào đầu tiên và chào kết, Pachter cũng khuyên không nên dùng những cụm từ thông tục. Trong tiếng Anh, những câu chào thông tục có thể kể đến là “Hey guys” hay “Yo”. Ở tiếng Việt tương tự, bạn chỉ nên dùng chữ “Xin chào”, “Thân gửi”... cho lời chào đầu, và “Trân trọng” hay “Chúc vui vẻ”... cho những lời kết.

Nên dùng địa chỉ mail nghiêm túc

Rốt cục email vẫn chỉ là... email, tức một hòm thư để tiếp nhận thông tin. Tuy nhiên kể cả khi như thế bạn vẫn nên tạo cảm giác chuyên nghiệp cho ấn tượng đầu tiên về nó: Cái tên.

Sự chuyên nghiệp có thể hiểu là nếu bạn tên Nguyễn Văn A, thì email nên đi theo tên bạn. Ví dụ nguyenvana@xmail.com chẳng hạn. Đừng lo chuyện trùng tên, vì có thể thêm vào chữ số khi đăng ký email.

Chắc chắn một điều khi đi xin việc hay sử dụng cho các dịp trang trọng, ít ai thấy thoải mái khi nhận được email từ một địa chỉ có tên congauhoangdai@xmail.com (Con Gấu Hoang Dại? Bạn chắc không?).

Cẩn thận với nội dung mail

Hãy nhớ rằng khi email là công cụ quan trọng để làm việc, nó ít nhất mang tính trang trọng và chính thức. Chính vì vậy, nên cẩn thận với việc bông đùa trong email, Pachter cho biết.

Việc bạn sử dụng biểu tượng cảm xúc như “:))” hay “=))” vẫn phù hợp tùy vào đối tượng và nội dung câu chuyện, nhưng nhất thiết hai người đã đủ độ thân thiết. Còn lại, nhiều người sẽ nhìn vào đó và bảo rằng bạn thiếu nghiêm túc, thiếu chuyên nghiệp với họ.

Một vấn đề khác nữa khi giao tiếp email trong công việc là một bức mail có thể được chuyển tiếp bất cứ lúc nào. Vậy thì sao? Nếu lỡ may đùa cợt hoặc thậm chí “nói xấu” ai đó trong email, đó là thảm họa. Không như một số công cụ trò chuyện tức thời như Viber, Skype, một bức mail đã gửi đi không thể rút lại. Vì vậy bạn cũng nên cân nhắc khi ấn nút “Trả lời tất cả” trong email, vì không phải nội dung nào cũng phù hợp cho tất cả người nhận.

Nên có chữ ký

Khi dùng email cho công việc, hầu hết bạn sẽ thấy ở các nhân viên công ty, người nổi tiếng... là phần chữ ký có để lại thông tin tương đối chi tiết. Nói cách khác hiện nay, người ta dùng phần chữ ký dưới email như một tấm card visit vậy.

Phong cách email

Tuy email cần chữ ký, nhưng không vì thế bạn khiến tất cả dồn hết sự chú ý vào chữ ký ấy bằng cách dùng font chữ to đùng, bôi màu, dán hình... Theo Pachter, phần chữ ký nên dùng font và cỡ chữ tương tự như nội dung mail mà thôi.

Phần thân (nội dung) mail cũng giống như phong cách thời trang vậy. Bạn không bao giờ bị chê vì sự đơn giản tới mức tối giản cả. Vì vậy, lời khuyên là hãy tỏ ra chuyên nghiệp bằng cách dùng font mặc định của các loại email.