Bài: Thế Anh
Rất nhiều người trong chúng ta được đào tạo về chuyên môn nhưng lại thiếu những kỹ năng giao tiếp với đồng nghiệp và khách hàng. Dưới đây là một số lời khuyên giúp bạn trở thành một người giao tiếp tốt hơn:
Biết lắng nghe
Hầu hết chúng ta là rất dở trong việc lắng nghe. Thay vì thật sự lắng nghe người khác nói, chúng ta thường làm gián đoạn, phản ứng hoặc nghĩ rằng mình biết họ sắp nói gì tiếp theo. Chúng ta sẽ không thể hiểu được người đối diện cần hoặc muốn nói gì với mình nếu không dành cho họ sự chú tâm.
Chú ý đến ngôn ngữ hình thể
Ngôn ngữ cơ thể cũng có thể cho bạn biết đối phương đang muốn nói điều gì. Bạn nên quan sát cách họ hành động khi nói chuyện. Chẳng hạn, cô bạn đồng nghiệp khoe rằng có thể thực hiện bài thuyết trình đúng deadline, nhưng bàn tay ướt sũng của cô ấy nói lên điều gì? Cô ấy có thể sợ phải thú nhận với bạn rằng mình đang gặp khó khăn để hoàn thành công việc đúng thời hạn.
Cân nhắc những cách giao tiếp thích hợp
Không phải ai cũng thích giao tiếp theo cùng một cách. Một số người thích giao tiếp bằng email, nhưng một số khác lại thích nhấc điện thoại lên để trao đổi công việc, thậm chí sử dụng mạng xã hội hay nhắn tin để nói về chuyện gì đó. Bạn nên tôn trọng người mà bạn muốn liên hệ và sử dụng phương pháp mà cô ấy có vẻ thích. Nếu bạn gọi cho khách hàng vài lần và luôn nhận được hộp thư thoại của người ấy, nhưng luôn được phản hồi email rất nhanh thì nên chọn giải pháp viết email để trao đổi công việc.
Chú ý đến ngữ điệu của bạn
Vấn đề của email và phương tiện truyền thông xã hội là khó có thể xác định được ngữ điệu của đối phương. Bạn có thể bị trêu đùa, nhưng nếu tự cao hay tức giận, bạn có thể gây ra phản ứng không mong đợi cho người nhận. Hãy chắc rằng ngôn ngữ của mình là rõ ràng, và nếu đang tức giận, bạn nên dành vài phút để tĩnh tâm lại trước khi gõ bàn phím. Tốt hơn, nên gặp người ấy trao đổi trực tiếp để tránh hiểu lầm.
Đừng tỏ ra thiếu trách nhiệm
Phối hợp làm việc với đồng nghiệp có thể giúp công việc của bạn tốt hơn, nhưng đừng đi quá xa chuyện giao tiếp trong công việc. Tránh làm phiền sau giờ làm việc, và đảm bảo rằng mọi email, cuộc hẹn và điện thoại của bạn đều chuyên nghiệp. Việc thiếu trách nhiệm trong công việc sẽ khiến đồng nghiệp của bạn cảm thấy không thoải mái.
Kiểm tra ngữ pháp kỹ càng
Luôn bật công cụ kiểm tra chính tả khi làm việc. Bạn nên đọc đi đọc lại email, tin nhắn hay thư trước khi gửi. Nếu bạn không giỏi chính tả, nên hỏi người khác về từ thắc mắc trước khi đánh vào văn bản.
Tiếp thu những lời đóng góp mang tính xây dựng
Nếu là người quản lý, bạn muốn nhân viên của mình làm việc tốt hơn. Bạn nên làm việc hiệu quả để chứng minh những ý kiến của mình luôn khách quan, không bị tình cảm chi phối, và người mà bạn đang nói chuyện sẽ nắm bắt được ý tưởng của bạn và cố gắng đưa ra những phản hồi tích cực. Nên có nhận xét tích cực khi công việc được thực hiện tốt, và tìm cách đưa ra lời khuyên chân thành để nhân viên cải thiện chứ không cảm thấy bị áp đặt theo kiểu sếp và nhân viên.
Nhắc lại những gì mình nghe
Việc nhắc lại những gì đồng nghiệp hay sếp nói bằng cách lặp lại những điểm quan trọng cho thấy bạn đang lắng nghe và hiểu những gì họ đã nói. Nó cung cấp cho cả hai bên một cơ hội để làm rõ nếu có bất kỳ sự nhầm lẫn, và bằng cách lặp lại, bạn sẽ nhớ dễ hơn.
Đưa ra chính kiến
Mọi người nên bảo vệ ý kiến của mình khi nói chuyện về cuộc sống bên ngoài công việc. Hỏi thăm về giải bóng đá mà con của anh đồng nghiệp tham gia. Tìm cách để tương tác ở mức độ cá nhân chứ không đi quá xa. Bạn sẽ đạt được một chặng đường dài hướng tới việc xây dựng lòng tin với đồng nghiệp.
Không ngừng cải thiện
Giao tiếp hiệu quả là một kỹ năng bạn phải thực hành. Quan sát cách những người khác giao tiếp cũng giúp bạn học hỏi và cải thiện kỹ năng giao tiếp của mình rất nhiều.
