TP.HCM tăng tốc chuyển đổi số

Năm 2023, TP.HCM có nhiều dấu ấn trong lĩnh vực chuyển đổi số, đặc biệt là địa phương duy nhất của VN được Tổ chức Công nghiệp điện toán châu Á - châu Đại Dương (ASOCIO) trao giải thưởng cho hạng mục chính quyền số xuất sắc. TP.HCM được trao giải thưởng này nhờ những kết quả nổi bật trong việc triển khai các chiến lược và giải pháp kỹ thuật số nhằm cải thiện đáng kể chất lượng dịch vụ công cho người dân, công khai, minh bạch hoạt động của chính quyền. Trong nước, từ năm 2020 đến nay, chỉ số chuyển đổi số (DTI) của TP.HCM liên tục nằm trong top 5.

ẢNH: NGỌC DƯƠNG

Năm 2024, chuyển đổi số tiếp tục là một trong 2 trọng tâm chủ đề năm của chính quyền TP.HCM. Sau 9 tháng, nhiều "trái ngọt" của chuyển đổi số đang mang lại tác động tích cực, lan tỏa trong nền hành chính và đời sống xã hội.

"Tối hậu thư" của Chủ tịch UBND TP.HCM

Đầu năm 2024, UBND TP.HCM yêu cầu tăng cường tiếp nhận, xử lý văn bản điện tử, hạn chế dùng văn bản giấy, nhưng một số đơn vị thực hiện chưa nghiêm. Do đó, Chủ tịch UBND TP.HCM Phan Văn Mãi tiếp tục nhắc nhở về việc này, và yêu cầu từ tháng 8.2024 sẽ không nhận văn bản giấy (trừ 4 loại hồ sơ đặc thù). Sau hơn 1 tháng ra "tối hậu thư", tình hình gửi nhận văn bản điện tử cải thiện rõ rệt. Tính từ ngày 1.8 đến ngày 10.9, UBND TP.HCM tiếp nhận 12.077 hồ sơ, trong đó có 9.988 hồ sơ điện tử (chiếm tỷ lệ 82,7%). Còn đối với văn bản đi, trong số 5.110 hồ sơ phát hành thì có 4.494 hồ sơ ký số (chiếm tỷ lệ 88%).

Là cơ quan "đầu não", giúp việc thường xuyên cho UBND TP.HCM và Thường trực UBND TP.HCM, Văn phòng UBND TP.HCM là một trong những đơn vị tiên phong trong số hóa hồ sơ và ứng dụng chữ ký số. Ông Đặng Quốc Toàn, Chánh văn phòng UBND TP.HCM, cho biết việc sử dụng văn bản điện tử, hạn chế dùng văn bản giấy mang lại nhiều tiện ích như giảm chi phí in ấn, phát hành, phí bưu điện và giảm nhân sự, thời gian cho công tác văn thư. Đặc biệt, văn bản điện tử là điều kiện quyết định để hồ sơ được luân chuyển, xử lý ngay trên môi trường điện tử mà không phụ thuộc vào không gian, thời gian.

Tính từ đầu năm 2024 đến ngày 10.9, UBND TP.HCM phát hành 9.507 văn bản thì có 65% văn bản ký số, Văn phòng UBND TP.HCM phát hành 16.064 văn bản thì 88% văn bản ký số. Riêng văn bản của Ban Cán sự Đảng UBND TP.HCM, khoảng 70% văn bản được ký số trong tổng số 927 văn bản phát hành.

Khi đưa hồ sơ lên môi trường điện tử, việc kiểm soát hồ sơ thuận lợi, không lo thất lạc. Việc chỉnh sửa, bổ sung văn bản hay các ý kiến chỉ đạo đều được thể hiện và lưu lại làm cơ sở xác định trách nhiệm của từng công chức, lãnh đạo Văn phòng cũng như Thường trực UBND TP.HCM. "Hiệu quả thấy rõ nhất là Thường trực UBND TP.HCM ngồi họp vẫn có thể xử lý hồ sơ, các chuyên viên đỡ mất thời gian cầm hồ sơ giấy gửi từng người", ông Toàn dẫn chứng.

Lấy ý kiến qua phần mềm

Bên cạnh văn bản điện tử, UBND TP.HCM cũng chú trọng xây dựng nền tảng làm việc dùng chung trên môi trường mạng của các cơ quan hành chính, hướng đến kết nối liên thông từ T.Ư đến TP.HCM, các sở ngành, quận, huyện, xã, phường. Hiện Văn phòng UBND TP.HCM đang vận hành hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc, theo dõi việc thực hiện các văn bản chỉ đạo của Thường trực UBND TP.HCM. Phần mềm này kết nối đến 1.135 đơn vị trên trục liên thông văn bản.

Ông Đặng Quốc Toàn cho biết thêm Văn phòng UBND TP.HCM hiện nay không có thủ tục hành chính của người dân, doanh nghiệp mà chỉ tham mưu cho Thường trực UBND TP.HCM điều hành và ra quyết định các thủ tục thuộc thẩm quyền. Đối với các thủ tục hành chính nội bộ, Văn phòng hiện có 136 thủ tục liên thông từ sở, ngành trình về UBND TP.HCM. Việc sử dụng văn bản điện tử, chữ ký số vào giải quyết thủ tục hành chính giúp hồ sơ luân chuyển nhanh, qua đó tăng tỷ lệ giải quyết hồ sơ đúng hạn và trước hạn.

Cũng từ năm 2024, Văn phòng triển khai thí điểm việc lấy ý kiến thành viên UBND TP.HCM qua phần mềm. Các thành viên khi nhận được thông báo thì xử lý luôn trên môi trường điện tử. Chánh văn phòng Đặng Quốc Toàn cho biết việc lấy ý kiến qua phần mềm không áp dụng một cách cứng nhắc. Những việc có quy định rõ ràng, khả năng đạt sự thống nhất cao thì sẽ ưu tiên lấy ý kiến trên môi trường điện tử, những việc cần góp ý trực tiếp bằng văn bản hoặc tổ chức cuộc họp để thảo luận thì vẫn thực hiện như lâu nay.

Ngoài ra, từ giữa tháng 3.2024, Văn phòng UBND TP.HCM ra mắt phần mềm quản lý khiếu nại tố cáo. Việc ứng dụng công nghệ đem lại hiệu quả cao trong công việc, kiểm soát được tiến độ tham mưu, kịp thời đôn đốc các sở ngành. Nhờ đó, chỉ số cải cách hành chính của Văn phòng UBND TP.HCM tăng lên, năm 2023 xếp loại xuất sắc.

Công chức chủ động xử lý hồ sơ

Ở cấp độ cơ sở, ông Đỗ Khánh Ninh, Phó chánh văn phòng UBND Q.Gò Vấp, cho biết quận đã áp dụng chữ ký số, phát hành văn bản điện tử ở toàn bộ phòng ban chuyên môn và UBND các phường. Ông Ninh dẫn chứng trước đây, công chức dùng máy tính làm công cụ đánh máy rồi in ra, trình lãnh đạo ký, mang xuống văn thư đóng dấu, lấy số phát hành văn bản, đưa cho nhân viên bưu điện gửi xuống các phường. Còn bây giờ, công chức vẫn dùng máy tính soạn thảo văn bản nhưng thay vì in ra thì ký số trực tiếp lên văn bản rồi chuyển xuống văn thư, lấy số phát hành và ký số, đóng dấu cơ quan. Sau đó, công chức chỉ cần chọn các đơn vị cần gửi ngay trên phần mềm quản lý hồ sơ văn bản.

"Thời gian chuyển hồ sơ, nhận hồ sơ tính bằng giây. Cả khoảng thời gian mênh mông từ đóng dấu, gửi văn bản được tiết kiệm, tiến độ hồ sơ được kiểm soát", ông Ninh nói thêm. Cán bộ, công chức ban ngày xử lý chưa hết việc thì buổi tối mở máy tính, điện thoại lên giải quyết. Qua đó, công chức có thể chủ động trong công việc, giúp hồ sơ không bị tồn đọng. Hệ thống cũng tự động lưu vết, ngăn ngừa gian lận, đổ lỗi. Với cách làm này, cấp trên có thể dựa vào thời gian xử lý hồ sơ để đánh giá hiệu quả công việc, mức độ hài lòng của cấp dưới.

Ông Ninh cho biết hiện Q.Gò Vấp đang xây dựng kho dữ liệu dùng chung, sử dụng trí tuệ nhân tạo, thay vì công chức đọc hồ sơ, lựa chọn từng số liệu rồi tổng hợp báo cáo thì sử dụng trí tuệ nhân tạo ra lệnh tổng hợp từng nhóm dữ liệu, máy móc tự động trích xuất, tiết kiệm thời gian làm báo cáo tổng hợp. Cũng theo Phó chánh văn phòng UBND Q.Gò Vấp, chuyển đổi số là câu chuyện không có đích cuối cùng mà chỉ ngày mai tốt hơn ngày hôm nay. Những năm gần đây, chuyển đổi số càng ngày càng nhanh và là kết quả của sự tích lũy qua từng năm. (còn tiếp)