Sinh viên 'chạy' dự án

Đây là kinh nghiệm đầu tiên mà một số sinh viên (SV) đúc kết được khi tự chuẩn bị dự án. Bắt đầu làm tình nguyện viên từ năm dự bị thứ 2 ở Trường ĐH RMIT, Huyền Châu chia sẻ cô đã có hơn 10 năm kinh nghiệm làm dự án. Hầu hết tập trung vào những chương trình mang ý nghĩa cộng đồng, Châu cùng những SV khác có những cách riêng để gây quỹ hoạt động cho từng dự án cụ thể, như xây trường cho trẻ vùng cao các tỉnh miền núi phía bắc.

Châu kể khoảng thời gian đầu là dành cho việc khảo sát thực trạng, tìm hiểu nhu cầu và làm việc với chính quyền địa phương để xin phép được thực hiện dự án. Mỗi một địa bàn có thể phải khảo sát từ 2 - 3 lần để có thông tin chính xác về các vấn đề mặt bằng, chất đất để lên thiết kế kỹ thuật, làm việc về các công việc cần phối hợp với các đơn vị, thông tin về nhà thầu địa phương và các phương án nhà thầu thay thế, khảo giá và lên dự kiến ngân sách, ngoài ra còn phỏng vấn người dân để biết thêm nhu cầu thực tế và thu thập những câu chuyện đời thực.

Sau 4 tháng, nhóm của Châu đã hoàn thành được bộ hồ sơ để xin giấy phép thực hiện và tiến hành gây quỹ. Theo cô, vì là quỹ cộng đồng nên việc thuyết phục các nhà tài trợ hầu như được thực hiện qua mạng.

Muốn được chấp nhận tài trợ, theo Châu, thông tin trình bày cần ngắn gọn, rõ ràng, thường đi kèm hình ảnh bắt mắt để thu hút sự chú ý của nhà hảo tâm. Ví dụ, trong hồ sơ cần nhấn mạnh sự hỗ trợ dài hạn, có tính chất khuyến học, tạo dựng tương lai dành cho đối tượng được thụ hưởng là các học sinh và người dân địa phương.

Châu giải thích: “Với nhà hảo tâm, mình phải đảm bảo sự minh bạch trong thông tin quản lý tài chính (chuẩn bị ngân sách đầy đủ, công khai toàn bộ các khoản đóng góp nhận được, gửi báo cáo theo tuần...), đảm bảo các khoản tài trợ đến chính xác đối tượng được hưởng”.

Hồ sơ dự án "Xây trường cho em" được nhóm của Châu chuẩn bị rất chuyên nghiệp - Ảnh: H.C

Việc tạo dựng sự tin tưởng với đối tác tài trợ, theo Châu, phải thực hiện đúng, đủ những quyền lợi đã cam kết trong hồ sơ, không hứa những gì quá tầm tay. Châu cũng cho rằng kỹ năng thuyết trình hay lập hồ sơ có thể được trau dồi ngay tại trường học qua những bản mẫu, dù thời gian đầu, nhiều SV có thể sẽ gặp khó khăn.

Châu phân tích: “Cứ thuyết trình ngắn gọn, đi thẳng vào vấn đề và nắm bắt được thực tế, nhưng cũng thẳng thắn thành thật nếu có những vấn đề được hỏi mà mình chưa biết, có thể xin phép về tìm hiểu thêm và báo lại sau đó”.

Hiện tại tổ chức sự kiện hay “chạy” dự án đã không còn là việc quá tầm với của SV. Nếu có dịp quan sát những cuộc thi Olympic, chương trình giao lưu hay sự kiện văn nghệ… trong các trường ĐH, các công đoạn từ thiết kế sân khấu, tờ rơi, tổ chức chương trình, âm thanh, ánh sáng, thậm chí chụp ảnh, quay phim, biểu diễn... đều do SV đảm trách.

Theo Nguyễn Thị Anh Thư, SV Trường ĐH Công nghệ TP.HCM, việc tham gia các chương trình quy mô trường học sẽ cho SV thêm cơ hội để phát hiện tố chất, cũng như chọn lọc những kinh nghiệm để áp dụng trong công việc. Thư chia sẻ ngày tháng tham gia nhiều hoạt động xã hội tại trường đã cho cô những kỹ năng như tính kỹ lưỡng, thận trọng trong việc lập ra dự án kinh doanh (ba lô trẻ em) hiện tại. Còn đi học, nhưng Thư có thể đảm nhận hầu hết các công đoạn gồm xin giấy phép kinh doanh, mộc, mã số thuế, đăng ký thương hiệu, bản quyền sản phẩm, tìm nhà xưởng, nguồn cung ứng, máy móc, bảng kê tài chính…

“Mình nghĩ làm gì cũng cần có đam mê và sự tự tin nhất định đối với dự án vì có như vậy thì mới tạo được động lực, vượt qua khó khăn để tới đích”, Thư nói.

Tuy nhiên, khác với Thư, Huyền Châu thì cho rằng yếu tố con người và làm việc nhóm là quan trọng nhất. “Hồ sơ làm chưa tốt có thể chỉnh sửa được, thiếu vốn có thể kêu gọi được, nhà hảo tâm từ chối một lần vẫn có thể kiên trì thuyết phục được, nhưng thành viên trong nhóm không đồng lòng nhất trí thì dự án khó mà thành công. Nếu có mâu thuẫn, nên sẵn sàng bỏ qua hoặc ngồi lại giải quyết”, Châu khẳng định.

Phải có phương án dự phòng Anh Nguyễn Anh Phong, với kinh nghiệm thực hiện chương trình “Hạt gạo chia đôi” của mạng lưới người sống với HIV tại VN, cho rằng việc thuyết phục những người tham gia về mục tiêu dự án là khâu rất quan trọng. Phong chia sẻ: “Nội dung nên chỉn chu và theo đúng mục tiêu đề ra, không nên dài dòng trùng lắp để tránh nhàm chán. Chi tiết mình cũng nên nêu những khả năng không may xảy ra và phương án dự phòng”.