Người dân làm thủ tục hành chính 'khỏe' hơn khi số hóa hộ tịch

PV Thanh Niên đã có cuộc trao đổi với bà Nguyễn Thị Hồng Hạnh, Giám đốc Sở Tư pháp TP.HCM, về vấn đề này. 

ẢNH: NGÂN NGA

Bà có thể nói rõ hơn về quy trình làm sạch dữ liệu hộ tịch ở TP.HCM trong những năm qua, hiện đã hoàn tất số hóa dữ liệu hộ tịch chưa?

Làm sạch dữ liệu hộ tịch là việc rà soát, đối chiếu dữ liệu đăng ký hộ tịch của công dân trong cơ sở dữ liệu (CSDL) hộ tịch điện tử với dữ liệu công dân trong CSDL quốc gia về dân cư. Mục đích để bảo đảm dữ liệu công dân trong 2 CSDL (như họ tên, ngày tháng năm sinh, số định danh cá nhân, quan hệ gia đình…) chính xác, thống nhất, đồng bộ theo quy trình nghiệp vụ do Bộ Tư pháp và Bộ Công an hướng dẫn. Đây cũng là quá trình kiểm tra, chuẩn hóa và cập nhật thông tin hộ tịch của người dân vào hệ thống dữ liệu điện tử, trên cơ sở số hóa các sổ hộ tịch giấy trước đây; đồng thời đối chiếu với dữ liệu dân cư để xử lý các trường hợp sai lệch, thiếu thông tin hoặc trùng lặp.

Thực hiện các quy định của Chính phủ và Bộ Tư pháp, TP.HCM cơ bản hoàn thành việc số hóa dữ liệu hộ tịch với hơn 13,4 triệu dữ liệu của công dân được cập nhật vào hệ thống điện tử. Đây là nền tảng quan trọng để TP tiếp tục triển khai việc chuẩn hóa, làm sạch và đồng bộ dữ liệu với CSDL quốc gia về dân cư.

ẢNH: NHẬT THỊNH

Người dân và các cơ quan hành chính được hưởng lợi gì từ việc làm sạch CSDL này?

Dữ liệu hộ tịch chính xác còn là cơ sở để các cơ quan nhà nước kết nối, chia sẻ với nhiều CSDL khác như CSDL quốc gia về dân cư, bảo hiểm, y tế, giáo dục…

Đối với người dân, lợi ích lớn nhất của việc làm sạch dữ liệu hộ tịch là giảm giấy tờ và rút ngắn thời gian thực hiện thủ tục hành chính. Khi dữ liệu hộ tịch được số hóa và kết nối với CSDL quốc gia về dân cư, nhiều thông tin đã có trong hệ thống sẽ được cơ quan nhà nước khai thác trực tiếp. Người dân không phải nộp các giấy tờ mà cơ quan nhà nước đã có dữ liệu. Khi dữ liệu được làm sạch và đồng bộ, việc giải quyết thủ tục hành chính sẽ nhanh hơn, minh bạch hơn và thuận tiện cho người dân.

Nếu như trước đây người dân muốn có giấy khai sinh (bản sao), trích lục kết hôn… phải liên hệ với UBND cấp xã để yêu cầu. Vậy sau khi số hóa dữ liệu, người dân có cần đến UBND cấp xã để làm việc này?

Đây chính là một trong những lợi ích rõ rệt của việc số hóa dữ liệu hộ tịch. Theo quy định của luật Hộ tịch 2014 và các văn bản hướng dẫn thi hành, thẩm quyền đăng ký hộ tịch trong nước hiện nay được thực hiện tại UBND cấp xã.

Trước đây, khi người dân có nhu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch (như bản sao giấy khai sinh, trích lục kết hôn…), thông thường phải liên hệ với cơ quan đã đăng ký hộ tịch trước đó để được cấp. Còn hiện nay, khi thông tin hộ tịch đã được số hóa đầy đủ, người dân có thể đề nghị cấp bản sao tại cơ quan đăng ký hộ tịch có thẩm quyền, không nhất thiết phải trực tiếp đến đúng địa phương đã đăng ký trước đây.

Nếu người dân lựa chọn thực hiện thủ tục hành chính về hộ tịch không phải tại nơi thường trú hoặc nơi tạm trú, thì UBND cấp xã nơi tiếp nhận yêu cầu có trách nhiệm hỗ trợ người dân nộp hồ sơ đăng ký hộ tịch trực tuyến đến đúng cơ quan có thẩm quyền theo quy định.

Việc này giúp tạo điều kiện thuận lợi để các cơ quan đăng ký hộ tịch khai thác dữ liệu điện tử khi giải quyết thủ tục hành chính cho người dân; đặc biệt là việc cấp bản sao trích lục hộ tịch, xác nhận thông tin hộ tịch từ dữ liệu đã được số hóa, không phụ thuộc vào nơi đăng ký, nơi cư trú; từ đó giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho công dân.

Nếu quá trình số hóa dữ liệu mà cán bộ nhập sai thông tin, người dân cần liên hệ với ai để được điều chỉnh lại cho khớp với thực tế?

Một số trường hợp dữ liệu chưa được chuyển thành công lên hệ thống của Bộ Tư pháp do tình trạng trùng thông tin (do thay đổi đơn vị hành chính); một số sổ hộ tịch bị hư hỏng (do không có kho lưu trữ riêng biệt, bị côn trùng cắn...). Chính vì thế, việc chia sẻ, cập nhật dữ liệu giữa các cơ quan liên quan chưa đồng bộ kịp thời sang CSDL dân cư dẫn đến dữ liệu chưa đảm bảo đúng - đủ - sạch - sống. Hiện chúng tôi đang tiếp tục phối hợp với các cơ quan liên quan để rà soát, chuẩn hóa và hoàn thiện dữ liệu; đồng thời tập trung duy trì và cập nhật dữ liệu theo nguyên tắc "đúng - đủ - sạch - sống", bảo đảm dữ liệu hộ tịch luôn được cập nhật kịp thời, chính xác và có khả năng khai thác lâu dài.

Trong trường hợp người dân phát hiện thông tin hộ tịch của mình trên hệ thống chưa chính xác, có thể liên hệ UBND cấp xã nơi đã đăng ký hộ tịch trước đây, hoặc nơi cư trú để đề nghị kiểm tra và cải chính, điều chỉnh theo quy định. Cơ quan hộ tịch sẽ tiếp nhận hồ sơ, xác minh và thực hiện việc cải chính hộ tịch nếu có căn cứ. Sau đó, thông tin sẽ được cập nhật lại trong hệ thống dữ liệu hộ tịch điện tử, đồng thời được đồng bộ với các hệ thống dữ liệu có liên quan.